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Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.

An der Fakultät für Maschinenbau und Schiffstechnik, Lehrstühle für Fertigungs- und Fügetechnik besetzen wir vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle:

Teamassistent/in (m/w/d) mit Sekretariatsaufgaben

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Startdatum

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

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Arbeitszeit

Teilzeit mit 30 Stunden
mit dem Wunsch zur Arbeitszeiterhöhung am Fraunhofer IGP

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Entgelt

Entgeltgruppe 6 TV-L

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Standort Campus Südstadt
Ausschreibungsnummer N 74/2024
Befristung

unbefristet

Bewerbungsfrist 14.07.2024

FÜR WEITERE AUSKÜNFTE STEHEN WIR IHNEN ZUR VERFÜGUNG:

Personalservice:
Frau Elisa Lehmann
Tel.-Nr.: 0381/498-1282

Lehrstühle für Fertigungs- bzw. Fügetechnik:
Herr Prof. Dr.-Ing. Knuth-Michael Henkel
Tel.-Nr.: +49 381 49682-30

Aufgrund des umfangreichen Aufgabengebiets besteht der Wunsch einer Arbeitszeiterhöhung am Fraunhofer IGP in Rostock von insgesamt bis zu 40 Stunden wöchentlich.

DAS SIND IHRE AUFGABEN:

  • Organisieren und Durchführen aller anfallenden Sekretariatsaufgaben, wie Postbearbeitung, Korrespondenz, Terminkoordination sowie Planen und Vorbereiten von Dienstreisen auf Basis des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und universitätsinterner Richtlinien
  • Erledigen allgemeiner Verwaltungsaufgaben wie Ablageordnung und Aktenverwaltung
  • Ausführen von Bestellungen sowie inhaltliches und formales Prüfen von Rechnungen gemäß gesetzlicher Vorgaben (UStG)
  • Bearbeiten von Finanz-, Haushalts- und Drittmittelangelegenheiten unter Anwendung geltender Rechtsvorschriften
  • Unterstützen bei der Organisation, Durchführung und Betreuung von Veranstaltungen, Messen und Kongressen, auch vor Ort
  • Mitarbeit an Vermarktungsaktivitäten on- und offline, Recherche und Einkauf von Merchandise-Artikeln

DAMIT PASSEN SIE ZU UNS:

  • abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann im Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r oder vergleichbar mit möglichst gutem Ergebnis; alternativ verfügen Sie über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen zur Ausübung der avisierten Aufgaben
  • praktische Erfahrungen im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise mehrjährig und/oder in einer öffentlichen Einrichtung
  • wünschenswert sind Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation
  • sehr gute MS Office- sowie SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
  • sichere Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, wünschenswert sind Grundkenntnisse in englischer Sprache
  • Führerschein der Klasse B zur Unterstützung vorbereitender Arbeiten auf Messen oder Veranstaltungen ist vorteilhaft
  • Organisationsgeschick, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Belastbarkeit, Flexibilität und gute Kommunikationsfähigkeit

WIR ALS ARBEITGEBER:

Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.

WIR BIETEN IHNEN:

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