Stellenausschreibung N 78/2023

Sachbearbeiter/in Fakultätsverwaltung (m/w/d)
EG 8 TV-L, Teilzeitbeschäftigung, 20 Stunden/Woche, unbefristet

Bei Interesse können die Wochenstunden perspektivisch ggf. auf bis zu 35 Wochenstunden erhöht werden, vorbehaltlich der fachlichen und haushaltsrechtlichen Möglichkeiten.

Aufgabengebiet

• Übernehmen der Verwaltungsorganisation durch u.a. Unterstützen der Fakultätsgeschäftsführung, Terminkoordinierung, Mitwirken bei der Vorbereitung und Durchführung von wissenschaftlichen Veranstaltungen und Gremiensitzungen
• Öffentlichkeitsarbeit, z.B. Pflege des Social Media-Kanals, Gestalten und Pflege des Internetauftritts, Verfassen von einfachen Presseartikeln
• Raummanagement, z.B. Auslösen von Schließberechtigungen, Veranlassen von Gebäudeöffnungen
• Beraten von Lehrenden und Studierenden zur Prüfungsplanung und -gestaltung
• Organisieren und Vorbereiten von Prüfungsperioden
• Studierendenverwaltung, u.a. Bearbeiten von Zulassungen, Prüfungs- und Notenverwaltung, Erstellen von Dokumenten/Bescheiden, Abwesenheitsverwaltung
• Einführen, Mitgestalten und Umsetzen der E-Verwaltung an der Fakultät
• Unterstützen bei der organisatorischen Betreuung von Personalangelegenheiten, u.a. Bearbeiten von studentischen Hilfskraftverträgen, Vorbereiten von Einstellungsunterlagen
• Bearbeiten von Beschaffungsvorgängen, z.B. Erledigen von Bestellungen

Einstellungsvoraussetzungen

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder vergleichbarer Abschluss mit mindestens gutem Ergebnis oder mehrjährige, einschlägige berufliche Erfahrungen in der Büro- und/oder Studierendenorganisation
• mindestens gute anwendungssichere Kenntnisse von Office-Anwendungen (Word, Excel. PowerPoint)
• gute Kenntnisse im Umgang mit der elektronischen Schriftgutverwaltung (digitale Ablage)
• wünschenswert sind
  • gute Kenntnisse in der öffentlichen Finanzverwaltung
  • Kenntnisse im Bereich der Hochschulorganisation
  • gute Kenntnisse in der Anwendung mit Typo 3 und HiS-Systemen
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache und gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• sehr gute Teamfähigkeit
• selbständige und lösungsorientierte Arbeitsweise, prozessorientierte Denkweise, Belastbarkeit, Flexibilität, absolute Verlässlichkeit, auch in Bezug auf den Umgang mit sensiblen Daten
• (verhandlungs-)sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern (persönlich, wie auch am Telefon)

Wir bieten

• Arbeitsverhältnis nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beim Arbeitgeber Land Mecklenburg-Vorpommern, dieses vertreten durch die Universität Rostock
• Vergütung mit Entgeltgruppe 8 bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen
• eine individuelle Zuordnung der tariflichen Erfahrungsstufe unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung
• 30 Tage Jahresurlaub und Jahressonderzahlung; zusätzliche Altersvorsorge (VBL)
• flexible Arbeitszeitgestaltung
• vielfältige Angebote für die Gesundheitsförderung und zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf bspw. durch unser Familienbüro oder unser Gesundheitsmanagement URgesund
• Vielzahl an Weiterbildungsmöglichkeiten, u.a. Sprachkurse, IT-Kurse, Seminare zur beruflichen Weiterentwicklung
• Teilnahmemöglichkeit am vielfältigen Angebot des Hochschulsports

Wir als Arbeitgeber

Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.

Formale Hinweise

Da die Stelle aufgrund des Stundenumfangs auch für Beschäftigte in Betracht kommt, die bereits an der Universität teilzeitbeschäftigt sind, prüfen wir im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten, ob durch die Bewerbung eine Arbeitszeiterhöhung möglich ist.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit vollständigen, aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnis mit Angabe der Abschlussnote) bis spätestens 26.09.2023. Es werden ausschließlich Bewerbungen berücksichtigt, die über unser Bewerbungsportal eingehen und alle geforderten Unterlagen enthalten.

Bewerbungs- und Fahrkosten können vom Land Mecklenburg-Vorpommern leider nicht übernommen werden.

Für weitere Auskünfte stehen Ihnen zur Verfügung: