Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.
In der Zentralen Universitätsverwaltung, besetzen wir im Student Service Center, Team Studierendensekretariat, vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle:
Sachbearbeiter/in (m/w/d) im Studierendensekretariat
FÜR WEITERE AUSKÜNFTE STEHEN WIR IHNEN ZUR VERFÜGUNG:
Georgios Agrofilax
Tel.-Nr.: 0381/498-1282
E-Mail: georgios.,agrofilax@uni-rostock.de
Ulrike Ladendorf
Tel.-Nr.: 0381/498-1247
E-Mail: ulrike.ladendorf@uni-rostock.de
Das Studierendensekretariat ist für den kompletten Bereich der Studierendenverwaltung im Student Life Cycle mit Ausnahme von Prüfungsangelegenheiten zuständig. Dazu gehört auch der Info-Service, bei dem unsere Sachbearbeiter:innen zusammen mit unseren studentischen Beschäftigten die Erstanliegensklärung übernehmen.
DAS SIND IHRE AUFGABEN:
- Als erste Anlaufstelle im Info-Service unterstützen Sie (internationale) Studieninteressierte und Studierende mit Ihrer offenen und professionellen Serviceorientierung bei der Klärung ihrer Anliegen entlang des gesamten Student Life Cycle.
- Sie gestalten den Studienstart und -verlauf aktiv mit und sorgen mit ihrer strukturierten Bearbeitung für einen reibungslosen Ablauf zentraler Verwaltungsprozesse. Dazu gehört das Prüfen und Bearbeiten von Anträgen auf Zulassung, Immatrikulation, Studiengangswechsel, Beurlaubung und Exmatrikulation im Studierendensekretariat.
- Als verlässliche Schnittstelle zwischen Studierenden, Prüfungsämtern und Fachbereichen fördern Sie eine effiziente Zusammenarbeit und sorgen für transparente Abläufe. Ihre Arbeit hat damit direkten Einfluss auf die Servicequalität der Hochschule und die Zufriedenheit ihrer Studierenden.
- Mit Ihrem Blick für Details prüfen Sie den Hochschulzugang, insbesondere von internationalen Studieninteressierten, sorgfältig. Gleichzeitig entwickeln Sie bestehende Verfahren – u.a. im Bereich der internationalen Immatrikulation – kontinuierlich weiter und tragen so zur Verbesserung der Studierendenverwaltung bei.
- Sie beraten Studierende in entscheidenden Phasen des Studiums, u.a. während unserer Sprechzeiten. Im Info-Service erfolgt dies insbesondere telefonisch, per E-Mail, aber auch persönlich (täglich, in Schichten bis maximal 17 Uhr). Die Servicezeit im Studierendensekretariat übernehmen Sie abwechselnd bis maximal 16 Uhr.
- Sie pflegen und aktualisieren gewissenhaft die Studierendendaten in unseren Softwaresystemen HISinOne und d.3 develop.
DAMIT PASSEN SIE ZU UNS:
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem für die genannten Aufgaben förderlichen Berufsfeld (z.B. Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/Kauffrau z.B. für Büromanagement) mit möglichst guter Abschlussnote, alternativ sollten Sie nachweisen können, dass Sie über gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen verfügen
- sichere Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- anwendungsbereite Englischkenntnisse für die tägliche Beratung von internationalen Studierenden, die sie auch für komplexere Gespräche nutzen können
- wünschenswert sind Erfahrungen mit Universitätsstrukturen und Verwaltungssystemen wie HISinOne-STU, HISinOne-APP sowie d3.develop
- aktive Teamorientierung sowie eine konstruktive, vertrauensvolle Zusammenarbeit
- zuverlässige und termingerechte Arbeitsweise, auch in Zeiten mit besonders hohem Arbeitsaufkommen (Semesterstart und -ende, Bewerbungs- und Einschreibezeitraum)
- serviceorientierte Arbeitsweise, schnelle und lösungsorientierte Auffassungsgabe
WIR ALS ARBEITGEBER:
Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.
WIR BIETEN IHNEN:
WEITERE HINWEISE:
Die tarifliche Erfahrungsstufe legen wir unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung individuell fest.
Sofern Sie diese Stelle in Teilzeit ausüben möchten, ist dies unter Berücksichtigung der dienstlichen Anforderungen grundsätzlich möglich.
Die Befristung des Arbeitsverhältnisses richtet sich nach § 21 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz.
Bitte beachten Sie, dass bei Einstellung ein Führungszeugnis vorzulegen ist.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnis mit Angabe der Abschlussnote) bis spätestens 22.06.2026. Wir können nur Bewerbungen berücksichtigen, die über unsere Homepage eingehen. Dazu senden Sie uns bitte Ihre Unterlagen über den Button „Online-Bewerbung“ am Ende eines Stellenangebots zu. E-Mail-Bewerbungen können wir leider nicht akzeptieren.
Bewerbungsunterlagen, die unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben.
Bewerbungs- und Fahrkosten können wir leider nicht übernehmen.
Werden Sie Teil des Teams
Unser Team umfasst 18 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Ratsuchende im Studierendensekretariat sowie im Info-Service serviceorientiert bei vielfältigen Anliegen unterstützen. Wir suchen eine Persönlichkeit, die sich in ein komplexes Arbeitsfeld einarbeiten möchte, gerne Menschen berät und zugleich Verwaltungsprozesse berücksichtigt und verfolgt. Eine moderne Arbeitskultur ist für uns durch ein kollegiales Miteinander sowie eine offene und unterstützende Zusammenarbeit geprägt. Für unser Team wünschen wir uns ein Mitglied, dass den Teamgedanken fachlich und menschlich aktiv lebt.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Kontakt
Universität Rostock
18051 Rostock
Tel.: +49 381 498 - 0
Sitze des Rektorats:
Universitätsplatz 1
18055 Rostock
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